Om du står inför att rekrytera en doktorand så läs webbsidan Råd kring rekrytering av doktorander. Har du inte tidigare erfarenhet av att anta doktorander vid vår institution så ta kontakt med studierektorerna för övergripande information. Eftersom processen innefattar både antagning och utlysning med flera steg som tar tid kan du räkna med att det tar minst tre månader från start till antagning och anställning.

Steg 1 – Intresseanmälan

Den tilltänkta handledaren gör en intresseanmälan till institutionen om att anta en doktorand och inrätta en doktorandtjänst. Här ska finansieringen av tjänsten och av doktorandens drift anges, samt vilka som ska vara handledare och institutionsrepresentant. Den grundläggande principen för finansiering av doktorandtjänster är att två år finansieras av enhetens studiestöd och två år av externa anslag.

På sidan om handledarkommittéen finns information om vad som krävs för att få vara huvud- och biträdande handledare och vad som följer med rollerna. Institutionsrepresentant utses i samråd med studierektor.

Intresseanmälan ska också innehålla en kortare projektbeskrivning som ska ge en uppfattning om avhandlingsprojektets karaktär och lämplighet som utbildningsprojekt. Anmälan görs med Steg 1, Intresseanmälan för att handleda doktorand (pdf; 108 kB, ny flik) som ska skrivas under av handledare, enhetschef, studierektor och prefekt.

Steg 2 – Planering av doktorandutbildning

När intresseanmälan är godkänd diskuterar handledare och institutionsrepresentanten den specifika utbildningens innehåll och sammanställer en preliminär plan för forsknings- och utbildningsprojektet utifrån en wordmall (Steg 2; på engelska; 107 kB, nedladdning). Detta bör göras så tidigt som möjligt i processen, men senast i samband med antagningen (Steg 5) då prefekten ska se planen innan antagningsblanketten skrivs under. (Detta dokument blir senare utgångspunkten för den individuella studieplanen som utarbetas i samråd med doktoranden och som ska fastslås kort efter antagning.)

Steg 3 – Utlysning av doktorandtjänst

Den blivande handledaren ska fylla i annonsmallen (Steg 3) som beskriver utbildningsprojektet och erforderliga kvalifikationer. Både en svensk annonsmall (docx; 117 kB; nedladdning) och en engelsk version av annonsmallen (docx; 193 kB; nedladdning) ska fyllas i. Ta gärna hjälp av personaladministratören för att konkretisera vilka personliga förmågor eller egenskaper som efterfrågas. I slutet av annonsmallen anges även information som personaladministrationen behöver för att kunna utlysa en tjänst, samt rekryteringsgruppens sammansättning (huvudhandledare, personaladministratör, senior med handledningserfarenhet men oberoende av projektet och doktorandrepresentant) . Annonsmallarna tillsammans med den underskrivna intresseanmälan lämnas till personaladministratören som utformar en annons och publicerar denna i samråd med handledaren.

Steg 4 – Urval

Efter att ansökningstiden har gått ut ska ett urval göras utifrån de krav och meriter som specificerats i utlysningen. Ett första urval av en tätgrupp kan göras av handledaren, medan det slutliga urvalet görs utifrån rådgivande diskussion i rekryteringsgruppen. Syftet med granskningen är att bedöma om kandidaterna är behöriga och har förmåga att tillgodogöra sig forskarutbildningen i biologi. Bjud in lämpliga kandidater till intervju. Personaladministratör ska bjudas in att delta vid intervju med fokus på personliga förmågor och egenskaper, samt delta i diskussioner om det slutliga urvalet. När granskning och urval gjorts redovisas detta i  blanketten Mall yttrande som finns på HR-webben.

Steg 5 – Antagning till forskarutbildningen

Handledaren fyller i Blankett för antagning till forskarutbildning (naturvetenskapliga fakultetens webbplats) som även signeras av kandidaten, och lämnar den till prefekten tillsammans med den preliminära planen för forsknings- och utbildningsprojektet (Steg 2). Först när alla handlingar är granskade och klara skriver personaladministratören anställningsbeslutet för doktoranden. Handledaren meddelar institutionsrepresentanten att en doktorand är antagen, så att denne kan kalla till ett första doktorandsamtal. Handledaren ansvarar för arbetsplatsintroduktion av doktoranden.