Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Inköp och upphandling

Manual för biologiska institutionen
Det är viktigt att vi följer lagar och bestämmelser när vi handlar för statliga pengar. Följer man inte reglerna kan man tvingas returnera inköpta varor och bli ålagd en skadeavgift. Lagen om offentlig upphandling (LOU) uppdaterades 1 januari 2017.

Okular på ett mikroskop mot en suddig bakgrund.

Mycket av nedanstående info finns att läsa och hämta på Medarbetarwebben, under fliken Stöd och verktyg. Den här manualen är speciellt anpassad för biologiska institutionen.

Inköpsprocess steg-för-steg

  • Finns befintligt avtal? Kolla i Lupin. Det finns nya avtal på exempelvis lågtemperaturfrysar.
  • Om det inte finns avtal, beräkna totalt kontraktsvärde.
  • Även om du gör inköp från flera leverantörer beräknas kontraktsvärdet per kategori varor och/eller tjänster. Tolka brett och räkna till samma kategori om det låter lika.
  • Kontraktsvärdet beräknas för hela universitets samlade behov. Svårt att ta reda på, men kolla åtminstone runt om andra på institutionen ska köpa från samma firmor – då kan man samordna för att få bättre priser.

Detta är inte tillåtet

  • att dela upp en upphandling för att komma under en beloppsgräns
  • att ingå avtal med flera olika leverantörer avseende samma produktkategori

Mer detaljer finns på Medarbetarwebben.

De tre beloppsgränserna som avgör typen av upphandling

  1. Direktupphandling: Upphandlingen understiger 586 907 kronor. Kan du göra själv.
  2. Förenklad upphandling: Upphandlingen kostar mellan 586 907 och 1 233 941 kronor. Kan du göra själv (snabbare) eller beställa hos upphandlingenheten (kan ta lång tid).
  3. Öppen upphandling: Över tröskelvärdet 1 233 941 kronor: Upphandlingsenheten måste kopplas in.

(Beloppen kommer att justeras upp något från 1 januari 2018. Revideras varannat år).

1. Direktupphandling (< 587 kkr)

Det finns 3 olika mallar att ladda ner från Medarbetarwebben; checklista, direktupphandlingsmall och avtalsmall.

Om värdet ligger mellan 100 000 – 587 000 ska din enhetschef attestera (sidan 1 i direktupphandlingsmallen).

Normalt gör man så att man tar in 3 offerter eller fler på det man ska köpa och sedan gör man en egen utvärdering efter pris, kvalitet m.m. Använd direktupphandlingsmallen, som sedan ska diarieföras, se plats uppe till höger för diarienumret. Om man begär in ett flertal offerter men bara en firma skickar offert är det OK att handla från denna firma, men gör ändå en utvärdering i mallen. När man sedan gör inköpet bör man först fylla i avtalsmallen för att få med leverans, garanti, hävning m.m. Köpare och leverantör ska underteckna. Lämna sedan direktupphandlingsmallen och avtalsmallen och ev. fler handlingar i en bunt för diarieföring till Charlotta Thomaeus.

2. Förenklad upphandling (587 000 kr – 1,3 milj. kr)

  • Förenklad upphandling kan man göra själv – upphandlingsenheten måste inte kopplas in.
  • Följ den generella "Checklista för förenklad upphandling" och använd den "Mall Upphandlingsdokument" som finns på upphandlingsenhets webbsida – men lägg märke till särskild info nedan gällande biologiska institutionen:
  • Ordna diarienummer. Görs hos Charlotta Thomaeus.
  • Skaffa Tendsign Basic (gratis), eller köp Tendsign Plus (6000:-). Erling Jirle kan ordna licensen till Tendsign Plus. Basic har pappershantering av anbuden, Plus är helt elektronisk.
  • Skriv Förfrågningsunderlaget i Tendsign med hjälp av Mall Upphandlingsdokument. Man kan gå på enbart bästa pris, eller så kan man ha en formel för att få med kvalitet och specifika krav. Erling eller Upphandlingsenheten kan hjälpa till med formler.
  • De flesta företag prenumererar på Tendsign, så får automatiska påminnelser när en upphandling annonseras, men man kan också själv lägga in epostadresser till företag man vill ska ge anbud om man är osäker på att de prenumererar.
  • För mer detaljer om hur man skriver ett bra förfrågningsunderlag, se den mer utförliga "fördjupad checklista inför objektupphandlingar" (om det rör ett objekt och inte en tjänst).
  • Inga inkomna anbud får öppnas före anbudstiden gått ut. Då används dokumentet "Anbudsöppningsprotokoll" (för Basic). Använder man Plus sköter man detta elektroniskt.
  • Skriv tilldelningsbeslut och skicka till anbudsgivarna. Använd mallen med samma namn (Basic), eller gör det elektroniskt i Plus.

3. Öppen upphandling (> 1,3 milj. kr)

  • En öppen upphandling tar mellan 6 och 8 månader, ifall det överklagas kan det ta ett år.
  • Ge upphandlingen ett kort men beskrivande namn, t.ex. "upphandling av HPLC-utrustning"
  • Beställ upphandling hos avdelningen för Inköp och upphandling så fort som möjligt med hjälp av blanketten man laddar ner från webbsidan. OBS: Blanketten ska vara undertecknad av prefekten. När Upphandlingsenheten fått blanketten utser de en personlig upphandlare som gör upphandlingen i samråd med dig. Upphandlingsenheten sköter diarieföringen.
  • En öppen upphandling omfattar hela EU.
Sidansvarig:
Del av sekventieringsapparat på labb.

Länkar & filer

Inköp och upphandling på Medarbetarwebben

Ladda ner manualen (pdf; 138 kB)

Kontakt

Erling Jirle
forskningsingenjör
Funktionell zoologi

Telefon: 046-222 49 99
E-post: Erling [dot] Jirle [at] biol [dot] lu [dot] se

BESÖKSADRESSER

Biologihuset
Sölvegatan 35
223 62 Lund
Hämtställe 4

Ekologihuset
Sölvegatan 37
223 62 Lund
Hämtställe 50

Arkivcentrum Syd
Porfyrvägen 20
224 78 Lund
Hämtställe 62

LEVERANSADRESSER

Biologihuset
allmänna leveranser

Sölvegatan 35B
223 62 Lund

Biologhuset – hus D
Naturvetarvägen 2
223 62 Lund

Ekologihuset
Naturvetarvägen 6A
223 62 Lund

Arkivcentrum Syd
Porfyrvägen 20
224 78 Lund

Om webbplatsen