Arrangera en vetenskaplig konferens

Det är viktigt att vara ute i god tid för att planera konferensen. Kontrollera så att de datum du väljer inte kolliderar med andra event. Titta i Lunds universitets kalendarium och institutionens Google kalendarium. Hör också med personer runt omkring dig om det är något annat som redan är inplanerat de aktuella datumen. Exempelvis kan det ligga en stor konferens i ett annat land vid den tidpunkt du tänkt dig.

När du hittat en passande tid ska du ansöka om att få anordna en konferens. När du fått konferensen godkänd är det dags att köra igång.

Ju större konferens desto längre tid i förväg måste du vara ute. Tänk på att under sommaren har många administratörer semester. Alltså måste du vara ut ännu längre i förväg om din planeringstid inkluderar sommaren.

Beroende på antalet deltagare starta minst så här lång tid i förväg:

• Upp till 100 deltagare: planera minst 6 månader i förväg.
• Mer än 100 deltagare: planera minst ett år i förväg.

Om det är fler än 50 deltagare och minst hälften av dem är externa deltagare som erlägger anmälnings- /deltagaravgift kan du ansöka om befrielse från overhead (OH). I filen Undantag för indirekta kostnader avseende konferenser och kongresser som finns på Medarbetarwebben (ny flik, pdf, 204 kB) hittar du information om vad som gäller.

När du ansöker om befrielse från OH så ska du skicka ett formulär i pappersformat till dekanus (kontaktinformation på fakultetens webbplats). Formuläret får du av din avdelnings ekonomiadministratör som också kan hjälpa dig att fyll i det.

Kontrollera också hur det är med OH för den lokal du bokat. Bokar du till exempel AF-borgen, måste du alltid betala OH, medan det inte behövs för vissa andra lokaler.

Kan du inte ansöka om OH befrielse är det viktigt att du gör en preliminär budget inklusive OH för hela konferensen. Se till att ha en god kommunikation med din närmsta chef. Du kan använda den här excel-filen för att göra en enkel budget (på engelska; nedladdning; xslx; 10 kB).

Här är några förslag på ställen där du eventuellt kan söka pengar till en konferens. Länkarna leder till externa webbplatser.

• Fysiografen (observera att det bara är ledamöter i akademin som kan söka från gästföreläsarfonden)
• Crafoord
• Hans Kristianssons Stipendiefond
• Carl Tryggers Stiftelse
• Akademiska sällskap, till exempel Society for Experimental Biology (på engelska)
• Tidskrifter eller society-based redaktioner, till exempel Nordic Oikos (på engelska) som numera har en riktad utlysning för nätverksträffar, och Journal of Thermal Biology (på engelska)
• Visit Skåne har en sida där du värva evenemang eller större möten till Skåne. Där finns även information om vad som krävs för att Visit Skåne ska gå in som partner. De finansierar bara initiativ som skapar mervärde för Lund och Skåne.

På Medarbetarwebben finns information om vad som gäller vid sponsring.

• Sätt samman en arbetsgrupp och fördela uppgifter.
• Se till att även berörda administratörer och kommunikatörer ingår i arbetsgruppen från början.
• Se till att fördela arbetsuppgifterna och ha en regelbunden uppföljning.
• Förbered en arbetsplan och en checklista där det framgår vem som gör vad och när det ska vara gjort. Exempel på hur en checklista kan se ut (på engelska; nedladdning; xslx; 10 kB).
• Dela informationen i till exempel OneDrive.
• Bestäm också hur ni ska kommunicera inom gruppen. Undvik långa mejltrådar till alla. Var tydlig i din kommunikation.

Du väljer plats för konferensen beroende på dess storlek. Tänk på att i vissa lokaler måste du använda specifik catering. Hör alltid efter i god tid med det ställe du bokar. I Lupin hittar du info om upphandlade cateringfirmor.

På plats i Ekologihuset eller annan lokal på Lunds universitet

Här kan du se vilka lokaler som finns tillgängliga på Biologiska institutionen. Där finns också instruktioner för hur du bokar våra lokaler. I lokalbokningsprogrammet TimeEdit kan du själv boka Blå hallen (110 personer) och Röda rummet (100 personer). Övriga bokningar sker genom Jóhanna Bjarney Jónsdóttir Johanna_Bjarney [dot] Jonsdottir [at] biol [dot] lu [dot] se

• AF-borgens lokaler och hur du bokar dem (extern webbplats).
• Lokaler på Forum Medicum och BMC. Boka lokal genom att mejla en förfrågan till bmc [dot] reception [at] med [dot] lu [dot] se. Observera att du måste boka uppstart med tekniker på Medicinska fakultetens internwebb.
• Science Village Hall – stor konferenssal på Brunnshög
• En översikt över större större lokaler på Lunds universitet finns på LTHs webbplats.

Externa anläggningar

• Bokning av konferenslokaler utanför LU – information på Medarbetarwebben
• Upphandlade externa lokaler hittar du i Lupin/Proceedo under Inköp>Konferensbokning och kongresshantering>Mötesboknings- och kongresshanteringstjänster

Om du behöver hjälp med att hitta en lämplig lokal kan du kontakta Visit Lund som är en del av Lunds kommun.

Visit Lund
Telefon: 046 13 14 15
E-post: info [at] visitlund [dot] se

Om du vill boka en lokal som INTE är upphandlad så gör du bokningen genom Svenska Möten. Du får då betala för att faktureringen går genom dem.

Svenska Möten
Telefon 0771 505 500
E-post: lundsuniversitet [at] svenskamoten [dot] se

Gör klart vem som ansvarar för vad och hur kommunikationsvägarna ska gå redan innan. Ta reda på vad den andra organisationen förväntar sig och kommunicera dina förväntningar. Låt det också framgå i programmet eller på webben vem deltagarna ska kontakta i olika frågor, såsom ekonomi, program etcetera.

Våra kommunikatörer Inger Ekström (Inger [dot] Ekstrom [at] biol [dot] lu [dot] se) och Anders Örtegren (Anders [dot] Ortegren [at] biol [dot] lu [dot] se) hjälper dig med konferensens externa kommunikation.

Webbplats

Behöver konferensen ha en egen webbplats? För mindre konferenser kan det räcka med en sida på institutionens externa webbplats. Ska konferensen ha en separat webbplats gäller det att vara ute i mycket god tid (minst ett halvår). Det är många instanser som beslutet om en ny webbplats ska gå igenom så det tar tid.

Till webbplatsen behöver du ta fram bild- och textmaterial. Kontakta Inger Ekström innan du sätter igång för en genomgång av vad du ska tänka på och vad som behövs.

Marknadsföring

Institutionens kommunikatörer kan också hjälpa till med marknadsföring av konferensen. Se till att kontakta dem i mycket god tid innan konferensen börjar.

Trycksaker

Vi trycker hos Media-Tryck, universitetets tryckeri. De har speciella mallar för namnbrickor och annat konferensmaterial. Du kan även få hjälp av institutionens kommunikatörer med layout av konferensmaterial.

För att säkerställa en trygg och inkluderande miljö på konferenser är det viktigt att vi följer tydliga riktlinjer för att förebygga trakasserier.

Utse volontärer som stödpersoner

Utse ett antal volontärer som stödpersoner. Dessa ska genomgå en utbildning innan konferensen där de får en genomgång av hur de ska agera om trakasserier uppstår. Stödpersonerna ska finnas tillgängliga för deltagarna och ha tydliga roller under konferensen.

Riskanalys och säkerhetsplanering

Gör en riskanalys och identifiera potentiella riskfaktorer. Till exempel bör man undvika att doktorander eller andra yngre deltagare åker ensamma till konferensen. Skapa även en plan för hur bordsplacering ska ske – fri placering rekommenderas för att undvika att personer hamnar i oönskade situationer.

Nolltoleranspolicy mot trakasserier

Kommunicera tydligt att det råder nolltolerans mot alla former av trakasserier. Alla deltagare ska informeras om denna policy i förväg. Se även till att alla deltagare vet hur de ska rapportera incidenter och att det finns en process för att flytta eller avlägsna personer som trakasserar andra.

Att ta hjälp av en konferensbyrå kan underlätta mycket vid en konferens. De kan till exempel hjälpa till med anmälningar, betalning och catering.

LU Konferens kan hjälpa till med mycket när du ordnar konferens. Vilka tjänster LU Konferens tillhandahåller finns på Medarbetarwebben.

I Lupin (extern webbplats) kan du se vilka konferensbyråer som är upphandlade. Där finns också heltäckande beskrivningar av vilka tjänster leverantörerna erbjuder.

Det bästa är om inbjudna föreläsare så långt det är möjligt själva kan boka boende och resor och skicka faktura till Biologiska institutionen. Information som måste finnas med på fakturan finns på Lunds universitets kontaktsida. Om föreläsaren inte har möjlighet att fakturera så får du boka resa och hotell genom vår resebyrå BCD Travel. Kom ihåg att Taxfree Reimbursement (utlägg) är en tidskrävande uppgift för våra administratörer. Det är alltså ingen bra idé att föreläsarna själva bokar hotell för då vill inte hotellen skicka faktura till oss.

Visit Lund har information om boende, från AirBnB till stora hotell. Deltagare bokar alltid boende och resa själva.

Vi har tyvärr inga resurser att hantera konferensavgifter på institutionen. Ska du ta ut en avgift för en konferens måste du använda dig av en konferensbyrå.

Vi har däremot möjlighet att skapa anmälningsformulär på konferenswebbplatsen och länka till eventuell betalningslösning.

Det bör finnas ett detaljerat planeringsschema så att alla vet var de ska vara och vad de ska göra. Gör också upp vem som ska ersätta vem vid eventuell sjukdom.

Närvaro av stödpersoner

Stödpersonerna ska finnas tillgängliga under hela konferensen och vara lätt igenkännliga för deltagarna. De ska hålla ett särskilt öga på situationer där alkohol serveras, eftersom risken för trakasserier kan öka då. Stödpersonerna ska agera snabbt och icke-konfrontativt om en incident uppstår och alltid bekräfta den utsatta personen.

Aktiva observatörer

Utöver stödpersonerna ska även konferensvärdar och andra ansvariga fungera som aktiva observatörer. De ska vara uppmärksamma på eventuella problem och ingripa när det behövs. Dessa personer har också ansvar för att säkra miljön och se till att alla känner sig trygga.

Diskrimineringsgrunder

Trakasserier kan ha många olika former. Förutom sexuella trakasserier ska observatörerna och stödpersonerna även vara medvetna om andra diskrimineringsgrunder, såsom kön, ålder, etnicitet och religion, och säkerställa att inga former av diskriminering förekommer.

Fråga om personer vill vara med på bild eller inte. Uppmana deltagarna redan i inbjudan/anmälan att kontakta arrangörerna om de inte vill vara med på bild. Under konferensen kan du ordna en bestämd plats där ingen fotografering sker. Vill du ha hjälp med fotografering av en kommunikatör? Se till att kontakta någon av kommunikatörerna i god tid innan konferensen.

Efter konferensen ska deltagarna erbjudas ett anonymt utvärderingsformulär för att ge feedback, både om konferensens innehåll och eventuell upplevd otrygghet. Formulera frågorna på ett sätt som uppmuntrar deltagarna att ge ärlig feedback, till exempel genom att använda icke-konfrontativa öppna frågor. Du kan själv skapa en enkät i Sunet Survey (Medarbetarwebben).

Gå igenom budget och redovisa eventuell över- eller underskott i samråd med ekonomiadministratören. Detta kan inkludera hur eventuella överskott ska hanteras eller vilka kostnader som ska täckas vid ett underskott.

Formell rapportering

Vid rapportering av trakasserier ska incidenterna dokumenteras och en formell utredning ska påbörjas, om det är nödvändigt. Anonymitet kan inte alltid garanteras vid en utredning, men det är viktigt att de utsatta får allt stöd de behöver under processen.

Stöd och återkoppling

Stödpersonerna och övrig personal ska finnas till hands även efter konferensen för att följa upp och erbjuda fortsatt stöd till de som kan ha blivit utsatta. Det är också viktigt att rapportera tillbaka till deltagarna om vilka åtgärder som vidtagits för att säkerställa att alla känner sig hörda och trygga.